Jak skutecznie zarządzać pracownikami na odległość?

Monika Szczurowska

Rozwój technologii sprawił, że odległość nie stanowi dla nas większego problemu. Zarządzenie pracownikami wirtualnie jest już codziennością w wielu firmach. Nie jesteśmy ograniczeni koniecznością przebywania w tym samym miejscu, co reszta zespołu. Jednak skuteczność tak zarządzającego zespołu zależy w głównej mierze od odpowiednich kompetencji managera. Dowiedz się, jak skutecznie zarządzać pracownikami na odległość.

 

Według raportu „The Challenges of Working in Virtual Teams” aż 80% specjalistów globalnych firm pracuje w zespołach kierowanych zdalnie. Większość ekspertów z międzynarodowych korporacji jest częścią grupy złożonej z osób z odległych zakątków świata.

Takie rozwiązania wiążą się z pewnymi wyzwaniami. Chodzi tu przede wszystkim o efektywne zorganizowanie komunikacji pomiędzy wirtualnym zespołem, odpowiednie motywowanie i kontrolowanie pracowników oraz zadbanie o kulturę pracy wirtualnej, szczególnie jeśli mamy do czynienia z grupą międzykulturową. Za jedną z najczęściej wymienianych trudności uznaje się brak kontaktu wzrokowego, co negatywnie wpływa na jakość komunikacji. Znacznie bowiem trudniej ocenić reakcję naszego partnera. Niestety indywidualna praca przed komputerem sprawia, że zanika także poczucie wspólnej misji i celu. Wiąże się z tym także poczucie samotności. Komunikacja w tym wypadku skupia się na konkretnym aspekcie. Nie jest więc możliwa nieformalna wymiana informacji, czy spontanicznych pomysłów. Dlatego należy pamiętać, aby osoba zarządzająca zespołem na odległość posiadała nie tylko wiedzę merytoryczną, ale również wykazała się umiejętnościami personalnymi.

Do zarządzania pracownikami na odległość wykorzystuje się zwykle narzędzia telekomunikacyjne oraz IT. Jest to najpopularniejszy sposób, którym posługują się międzynarodowe firmy, prowadzące swoje działania na różnych kontynentach. Zarządzający zespołem wirtualnych kontaktuje się zwykle z pracownikami za pośrednictwem e-maili, wideo, telekonferencji oraz komunikatorów. Popularnym rozwiązaniem stają się coraz częściej tak zwane HALO Rooms, służące do realizowania prezentacji na odległość. Dzięki nim wszyscy uczestnicy prezentacji mają dostęp do materiałów w wersji elektronicznej.

1. Jasno określony wspólny cel

Pracownicy zespołów wirtualnych pracują w sposób niezależny, pełniąc równocześnie kilka ról w zależności od potrzeb projektu. Sprawia to, że jesteśmy przede wszystkim nastawieni na nasze indywidualne osiągnięcia. Warto więc przed rozpoczęciem pracy lub jej kolejną fazą ustalić jasne oraz klarowne cele i standardy. Pozwoli to znacznie zwiększyć efektywność pracy, a także zminimalizować pomyłki. Dobrym pomysłem jest zdefiniowanie zarówno celu nadrzędnego, jak i pośrednich służących jego realizacji.

2. Klarowne zasady i wymagania współpracy

Praca na odległość i brak kontaktu w cztery oczy negatywnie wpływa na budowanie zaufania. Nie widząc rozmówcy, a tym samym nie mogąc ocenić, jak nasz partner reaguje na naszą komunikację, szukamy informacji zwrotnej gdzie indziej, co prowadzi do skomplikowania przekazu informacji. Dlatego tak ważne jest zbudowanie zaufania. W tym celu należy jasno formułować swoje myśli, a przede wszystkim najważniejsze informacje, takie jak terminy realizacji projektów. Wtedy o wiele łatwiej egzekwować założenia i rozstrzygać ewentualne spory.

zarzadzac pracownikami na odległosc_praca

3. Korzystaj z nowych technologii

Zespoły pracujące na odległość komunikują się przede wszystkim wirtualnie. Ten sposób rozmowy jest zwykle nastawiony na cel i nie ma cech osobistych. Komunikatory oraz nowe technologie ułatwiają komunikację. Aby zadbać o koncentrację wykorzystuj różne kanały. Doskonale nadają się w tym celu media społecznościowe, konferencje wideo czy e-maile.

4. Zwracaj uwagę na osobiste preferencje współpracowników

Każdy z nas, aby być jak najbardziej efektywnym potrzebuje konkretnego procesu komunikacji. Warto więc zwrócić szczególną uwagę na lokalne zwyczaje panujące na danym terenie, jak również na typy charakterów pracowników. Należy więc zbudować taką relacje, dzięki której każdy znajdzie odpowiedni dla siebie środek przekazu w zależności od preferencji komunikacji oraz wziąć te aspekty pod uwagę podczas planowania procesu komunikacji.

5. Regularnie raportuj

Nie wystarczy założenie o ciągłym kontakcie z pracownikami. Należy ustalić plan pracy, priorytetowe zadania, a następnie jednolicie i czytelnie je egzekwować. Dobrym pomysłem jest również wcześniejsze ustalenie godzin, w czasie których zespół będzie dostępny online. Efektywność zapewnią też regularne rozmowy. Należy pamiętać, aby ich charakter był zarówno indywidualny, jak i prowadzony na forum wszystkich członków.

 

Jakie są korzyści z zarządzania na odległość? Przede wszystkim umożliwia wykorzystanie potencjału intelektualnego organizacji, co sprzyja większej innowacyjności. To również możliwość zatrudnienia pracowników ze względu na szersze możliwości geograficzne. Ponadto zmniejszają się koszty związane z wynajmem lokali. Doskonale widoczny jest tu wzrost efektywności pracy poprzez nietracenie czasu na dojazdy do siedziby firmy oraz spóźnienia. Dla pracowników to również pogodzenie obowiązków zawodowych z życiem osobistym, szczególnie w przypadku posiadania dzieci.

Szkolenia z content marketingu: skuteczna sprzedaż a content marketing 23.10.2018 w Warszawie oraz content marketing w B2B 27.11.2018 w Warszawie